كل ما يهمك معرفته عن المايكروسوفت فورمز

ما هو تطبيق مايكروسوفت فورمز؟

مايكروسوفت فورمز (Microsoft Forms)، أحد برامج الأوفيس 365 (Office 365)، يستخدم لإنشاء النماذج التي تستخدم في جمع استطلاعات الرأي وبيانات رضا العملاء وعمل الاختبارات القصيرة، يحتوي على أدوات تعرض النتائج على شكل صور، ورسوم بيانية، ومخططات، مما يسهل قراءتها وتفسيرها، تستخدمه الشركات والمنظمات بكافة مجالاتها وأحجمها، مثل الشركات التجارية والحكومية وحتى المؤسسات التعليمية.^[١][٢]

مميزات وعيوب مايكروسوفت فورمز

فيما يلي أبرز مميزات وعيوب مايكروسوفت فورمز:^[٣]

مميزات مايكروسوفت فورمز

يتيمز مايكروسوفت فورمز بعدة مميزات، أبرزها:

• جمع البيانات بسهولة وتنظيم.
• تخصيص النماذج، عن طريق استخدام السمات والقوالب المتنوعة المتاحة في مكتبة البرنامج، أو بتحميل التصاميم الشخصية أو التصاميم الخاصة بلوجو المؤسسة أو الشركة.
• مشاركة النماذج من خلال من خلال رابط أو باستخدام البريد الإلكتروني أو رمز الاستجابة السريعة مع عدد كبير من مستخدمي أجهزة الكومبيوتر أو الهواتف النقالة.
• تصدير النتائج الناتجة عن النماذج بسرعة وسهولة إلى برنامج إكسيل (Excel)، الذي يستخدم لتحليل وتفسير المعلومات بطرق متعددة.
• دعم النماذج لغات متعددة، نظرًا لاعتمادها على الويب، حيث يمكن تغيير إعدادات اللغة عن طريق إعدادات المتصفح.
• قوالب الموافقة، وهي نماذج يمكن استخدامها للحالات المتكررة والموافقات مثل طلبات الإجازة والعمل الإضافي.

عيوب مايكروسوفت فورمز

بالرغم من مميزات فورمز المتعددة، إلّا أنه لا يخلو من العيوب، من ضمنها:

• لا تعمل النماذج دون اتصال بالإنترنت.
• خيارات نسخ النماذج محدودة، إذ لا يمكن للمستخدم عند نسخ نموذج محدد نسخ جميع البيانات أو المعلومات أو التفاصيل أو الإجابات المرفقة معه.
• خيارات التخصيص محدود مقارنة بنماذج جوجل (Google Form)، حيث تتيح نماذج جوجل قوالب كاملة جاهزة للاستخدام، بعكس مايكروسوفت فورمز الذي يتيح ففقط تخصيص السمات والألوان.

كيفية استخدام مايكروسوفت فورمز

فيما يلي عدة خطوات توضح كيفية الدخول إلى حساب الأوفيس لإنشاء النماذج عبر مايكروسوفت فورمز وطريقة استخدامها:^[٤]

1. تسجيل الدخول إلى الحساب الشخصي في أوفيس 365 (Office 365)، من هنا، ثم الضغط على أيقونة برنامج مايكروسوفت فورمز، للدخول إلى الصفحة الرئيسية لفورمز، حيث توجد النماذج الخاصة بالمستخدم، والنماذج التي تم مشاركتها معه.
2. لإنشاء نموذج جديد، اضغط على زر + نموذج جديد (+ new form).
3. تسمية النموذج، وإدخال الوصف لتوضيح الغرض منه، حيث سيسهل ذلك على المستخدمين فهم الغرض من هذا النموذج بسهولة.
4. تخصيص النموذج؛ بوضع صورة، وإنشاء المحتوى بإدخال النصوص والتاريخ وغيرها، أيضًا يتيح فورمز عدة القوالب جاهزة تتضمن الأسئلة الأساسية مثل الاسم والعمر والتفضيلات وغيرها.
5. تخصيص إعدادات الإجابات، عن طريق جعل إجابة السؤال على شكل اختيار من متعدد أو إدخال عدة إجابات، أو إلزام المستخدم بإجابة السؤال أو تخطيه، كما يمكن إضافة التصنيفات (ratings) التي تسمح للعملاء بإدخال مدى رضاهم عن الخدمة وجودتها، وغيرها من الإعدادات.